参谋助手论:为首长服务的艺术-第29章
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（二）对下级机关来人的接待 下级来人一般目的有三：一是汇报请示工作；二是反映一些重大问题；三是找首长办些 私事。 秘书接待时要详细记录，记准记实。要问清情况。有价值的可以录音，或写成汇报稿、 文字材料等。同时尽快给首长汇报，以便答复来访者。下级汇报情况是首长做出决策的重要 参考，不能马虎。 来办私事，不便直说的，秘书可转告首长后另行安排见面时间。 （三）对外单位（包括地方）来人的接待 这项接待非常重要，不仅涉及双方的关系，也涉及互通情况、相互学习借鉴的问题。秘 书一定要热情周到，千万不要让人感到冷落。可视身份和要求分别介绍给有关首长或部门对 口接待。要先问明情况，了解身份，以此来做安置。谈话要有余地，遵守有关规定，不能自 以为是，顺口就答“首长可以接见”，结果不符首长意图，后果不良。因为是外单位特别是 地方同志来访，在吃、住等安排上可略优于内部的规格，这样做有利于促进相互关系。 （四）对上级机关来人的接待 上级机关来人，主要是了解情况，视察工作，检查指导。秘书应立即向首长报告，由首 长出面接待。来人向秘书问起情况时，不要对肯定或否定的问题夸夸其谈，只作简要性的汇 报，详细情况由首长和有关部门汇报。 对上级来人的接待，秘书的任务，重点是安排吃、住、行，沟通与首长和有关部门的联 系。介绍情况要慎重，对于吃、住、行和有关活动的安排，除按有关规定标准办理外，还应 请示首长，看有什么具体交待。不要自作主张。否则，出了问题秘书负不起责任。 （五）对新闻单位来人的接待 新闻单位的来人，主要是报社、电台、电视台或有关刊物的编辑、记者等的采访。秘书 在接待中，要尽量多提供方便，少提供新闻。多提供方便主要是住和行，房间要适合写稿， 安静舒适，有较好的通讯装置。用车尽量保证，派人随同采访。少提供新闻主要是一些内部 情况、新近发生的事情等，不要主动介绍。在介绍有关情况时应防止作假，为了上报纸、上 广播，任意拔高、夸大，甚至无中生有。这样做一时痛快，但可能要犯错误。一些反面情况 应谨慎介绍，做必要的说明，但还要实事求是，不能故意阻拦、刁难，以免引出相反结果。 四、接待中应注意的问题 接待工作是个政策性、灵活性都很强的工作。必须有较高的政治觉悟和政策水平，有较 强的组织纪律观念，同时也必须有丰富的知识和机敏的头脑，以及干练的办事能力。 （一）掌握政策 一定要按有关政策规定来处理来访人员的问题和事项，并通过接待来宣传党的路线、方 针、政策。否则就会犯错误，甚至造成不可挽回的影响。例如，某人的子女当年未能入伍， 现在要求补办入伍手续。这是搞假军人的行为，违反兵役法，无论情况如何，秘书都不能随 意处理。 （二）注意保密 要注意军队的特殊性，对外来人，特别是地方来人，应有必要的警惕性。某些领导机关 的工作人员被美女、骗子所害，其中一个原因是警惕性不高。这些人对部队的情况掌握得一 清二楚，编制、装备、驻地、甚至领导人姓名都说得准确无误，让人信以为真，结果上当受 骗。 （三）风纪良好 保持军人姿态，穿戴整齐，举止大方，表情自然，不卑不亢。站有站相，坐有坐相。不90
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能叼支烟，穿拖鞋，留长发等等。 （四）尊重民俗 了解和掌握少数民族的风俗习惯。对少数民族的来访者要按其本民族的风俗安置，条件 达不到的要事先说明。讲话中不要出现忌讳的词语，送东西也不要有忌讳的嫌疑。某地方当 局派人来部队学习英雄模范人物的事迹，秘书安排他们听了养猪模范的报告会，还组织他们 到养猪场参观，其中有两个地方领导是回族人。秘书忽略了，弄得这两个同志挺不愉快，首 长明里暗里作了许多和缓工作，才没出什么不良后果。 91
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跟随首长时回避的艺术 回避，顾名思义，是有意让开、躲开的意思。 秘书是首长的助手和参谋，要时刻跟在首长的身边。可这里为什么又要讲到回避呢？ 秘书要紧随首长身边，这是为首长服务的需要。在特定的场合下进行必要的回避，也是 为首长服务的需要。 一、为什么要回避 说明这个问题的必要性，我们不准备讲出多少条条，仅举一例为证。 有一位将军到某军队院校视察工作。晚饭后，一位教授前去看望，他们曾是儿时的伙伴， 一个部队的老战友，又是多年的邻居，所以无论个人之间还是家庭之间，关系都非同一般。 见面时又是握手又是拍打，非常亲热，非常随便。但当他们坐定后，忽然教授看到首长的秘 书端端地坐在旁边，于是觉得，这样放肆随便地跟首长开玩笑，实在有些过分，让秘书看到 了多不好。于是，双方都觉得有点拘束。十几年过去了，他们在职务上相距甚远，但他们私 人之间可以说是没有级别障碍的，旧时的友谊，过去了的风风雨雨，统统涌上心头，有许多 往事需要回忆，有许多心绪需要表达。老教授本想说：“你小子怎么这么好的运气，三下五 除二就爬上去了！”但看首长身边的秘书，端坐在那，只好把到了嘴边的话又咽了下去，双 方的目光都投向了电视。过了一会，教授又想跟首长讲一讲孩童时一块到果园偷果吃的情形， 他还想提到刚当干部时找对像弄成单相思的苦熬情形，甚至想摆一摆一起当机关干事时晚饭 后海吹神侃的趣事。但秘书在跟前这些话无法出口，如若无拘无束、没上没下地胡吹冒聊， 又显然有失首长的尊严和身份。于是，又是一阵沉默，双方目光再次投向电视。时而流出一 句：“家里人好吗？”“好。”“孩子都长大了？”“长大了。”“××现在怎么样了？”“已经死 了。“噢，挺突然呀！”“人嘛，就那么回事。”“是呀，这人呀，功名利禄，都是身外物；；” 首长本来还想感叹几句，但一看秘书在身边，再说下去恐怕不妥，也只好咽下去了，于是， 又是一阵沉默，双方目光再次投向电视。 很明显，在这种场合下，秘书的存在有碍于他们之间的随便交谈。这种场合，秘书就应 该回避，但这位呆板的秘书，端端地坐在那里就是不动弹。这就难免让来访的老教授有些不 悦了。 二、回避的时机 秘书跟随首长，在哪些情况下需要回避呢？这里仅提几点供参考。 （一）首长们很严肃而神秘地要讨论一些重大问题 比如传达上级的一个重要通报；研究一些重要的人事安排；互相间开展交心谈心活动； 交流一下对某些下级主要领导人员的看法；对某些问题的认识不一致，发生了争执。遇有这 种情况，秘书就要主动地退出去。 （二）首长的亲属来找首长 首长的亲属本来经常和首长在一起，而且连很方便的通讯设备也不用，却非要亲自到办 公室跑一趟不可，这说明有重要的急事需要和首长当面商量。遇有这种情况，秘书就要主动 地退出去。有位首长后续了一位年轻美貌的夫人，关系不和。这位夫人经常到办公室找首长 的麻烦，不管谁在跟前，她都不给首长一点面子，大吵大闹，弄得首长常常下不了台。秘书 92
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就不能站在那里看笑话，而要赶快回避。 （三）上级领导机关人员找首长谈话 他们找首长很可能不是谈一般的部队建设，而要谈一些重要的、机密的问题。比如传达 上级的重要决定，研究某些人事安排，交换对班子中某些人的看法，或者谈一些首长本人的 问题。遇有这种情况，秘书就要主动地退出去 （四）首长找某个人单独谈话 首长找谁谈话，在什么时机进行谈话，都是很慎重的。而且是主动地找，这种谈话内容 就带有一定的保密性。首长可能找他要交待个什么工作，或者谈他的一些个人问题。这些都 没必要让第三者知道。遇有这种情况，秘书就要主动地退出去。 （五）首长和密友交谈时 首长和密友交谈是和善的、随便的，没有职务等级区别的，甚至是调皮放肆。同时也不 排除密友找首长想办一些个人私事，或者想反映一下本单位的问题的，或者想交谈一下对某 些重大问题的看法，等等。这时秘书在场就显得多余，应主动地退出去。一次某首长到部队 视察工作，这个部队的A 同志是这位首长的老战友。A 同志就个人的使用问题，实在是想找 这位首长谈一谈，但几次到这位首长的住处都没有个单独交谈的机会。一天早晨散步，他俩 在公园不期而遇，A 同志感到这个机会不能错过，但一瞅首长身边跟着五六个随行人员，A 同志想单刀直入地和首长讲几句，但那些随行人员根本没有回避的意思，于是到了嘴边的话 又咽下去了。后来这位A同志个人的发展不顺利，后悔那次没把真心话掏给曾经是自己的 老战友——现在的大首长，并且经常大骂首长的那些随行人员碍了他的事。 三、回避的注意事项 秘书回避要注意这样几个问题： 第一，要适应首长的习惯。 有的首长独立性较强，一般不依赖秘书，万不得已，才叫秘书办理。这种情况下，秘书 的回避就要多一些。有的首长独立性稍差，事事依赖秘书，有些私下里的事，也要秘书出面。 这种情况下，秘书的回避就要少一些。所以，根据首长习惯，需要你回避你就回避，不让你 回避你就不要回避。 第二，回避之后要适时询问首长有何吩咐安排。 不要一看需要回避，就没自己的事了，撒手不管。或者跑到外边溜达闲逛去了，待首长 需要找你办事的时候，却找不见你，这就很可能出问题。 一次，一位首长到部队视察工作，一个偶然的机会，发现了自己30 年前的一位老战友 “刘老”。“刘老”就在这个部队的干休所休息，真是喜出望外。闲谈之后，这位首长说：“明 天中午我请你吃饭。就在这个部队招待所。” “刘老”虽然现在没身份了，但仍是个很注重面子的人，也是一个很爱出风头的人。一 听当年的老战友现在是部队的大首长要请自己吃饭，感到无比荣幸，就一边推辞一边答应下 来。首长把邀请的话讲到这里，接着回头向左右看了一看，——可能是在寻找秘书。他发现 身边没有服务人员，于是补充说：“这样吧！明天中午11 点半我派人到你家找你。” “刘老”在等
