一个外企女秘书的日记-第3章
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真是这样，作为一名新员工，他在毫无准备，心情又紧张的情况下去见孙总，他能把项目的情况说清楚吗？他如果说不清，让孙总不高兴，孙总真的有可能让研发部换人。因此，帮鲁天明消除紧张心理，让他提前作些准备，是我们秘书的责任；再说，我们也只是做个顺水人情。”
不管是什么原因，人家把怨气发到你身上，你就跟人家治气，对于秘书来说，是一件非常可怕的事。对自己看得不顺眼的人极少理睬，在工作上能办的也尽量拖着不办；而对另一些自己觉得满意的人则是极为热情。时间长了便会有人觉得你是在拉帮结派，那些不被你理睬的人对你更充满了敌意，不时以种种借口与你过不去，而原先与你要好的人因担心别人议论以至无形树敌，也开始避免与你多接触，弄得你孤家寡人似的。
作为秘书，要学会与各种人打交道，若是一味关照与自己相近的人，而对自己不喜欢的人予以排斥，最后受损失的还是自己。所以待人应多些宽容，以工作大局为重，切不可根据自己的好恶去处理人际关系。
秘书应该具备良好的沟通协调能力。首先她要理解领导的工作意图，思维方式和工作方法，只有这样，才能及时、准确、完整地将领导的指示传达给各个科室。另外一方面，就是与同事之间，与各个部门之间沟通协调好，理解他们的工作意图，准确地向领导汇报。部门与部门之间，领导与部门之间，如果秘书能协助去除沟通屏障，会让各科室之间的协调更和谐。在各科室的人眼里，秘书比较了解领导，所以经常希望能得到秘书的“关照”，了解领导的真正想法和意图。事实上，每个人由于处在这信息爆炸的时代，每天吸收不同的信息与情报，思想也时时随着资讯冲击、知识的累积而改变，所以作为秘书，应随时了解领导的真正想法。诚实是最好的沟通协调的方法了。
如果作为秘书，你不善于沟通，而是今天跟这个治气，明天跟那个治气，你的工作还怎么做？就算你在工作中不需要求人，斗来斗去会有好心情吗？人有时只要稍微想想，就会明白一个很简单的道理：除开睡觉的时间，一个人在办公室里的时间远远超过在家的时间，如果你在办公室像在家里一样互爱和谦让，哪怕只有一半的互爱和谦让，你会觉得工作和生活会温暖美好多少倍！
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求和不求气（3）
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生意人做生意讲究求财不求气；对于我们当秘书的来说，必须具备良好的沟通能力，求和不求气。
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麻风病人（1）
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三月某日
昨晚纷纷扬扬下了一夜的雪，今早西北风又呜呜地刮个不停，整个世界仿佛都掉进冰窖里去了，让人从心里感到了寒意。在人们已隐隐约约听见了春天的脚步的时候，还下这么大的雪，的确少见。
今天是星期五，下午四点开始，秘书科开例行的工作小结会。
“铃……”小石桌上的电话铃响了。
“是我。你找我有什么事……我正在开会。”说着，小石就把电话挂了。小石昨天才正式上班。
会开完了。
科长问：“小石，刚才是谁来的电话？”
“是我表哥。”
“哦。”
科长点点头，之后对大家说：
“你们大家都给我记住，作为秘书，你们永远不能说‘你找我有什么事吗？’这句话！小石，刚才即使是你表哥，你也不能这么跟他说话。”
“我表哥他非常无聊……”小石想分辩。
“作为秘书，就不能养成这么说话的习惯！”
科长打断了小石的话。
“不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么？不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗？’表面上是很礼貌，实际上是一种冷淡，而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会；我是深有体会的！就是在前几天，我到一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么事？’我心里就会好受得多！”
“我想补充一点。”
孟姐接着科长的话题，不紧不慢地说：“还有一些秘书喜欢问客人＇你预约了吗＇，这种说法跟＇你找我有事吗？＇一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌，但你不能用＇你预约了没有？＇这种冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预约，你不请自来，让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他？客人既然上门了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。”
“没有预约，怎么接待？”小石认真地问。
这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说：
“首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不要给客人肯定的答复，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，你就要这样答复人家：‘实在对不起，某某不在家……’。这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。”
“对！”科长说，“秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自己，我身上有没有这种亲和力。”
“科长，什么是亲和力？”玛丽有意将科长的军。
“亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。”
科长似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。
“亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别人工作和情谊上的回报。”
我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作，从收集信息到给领导安排工作日程，都需要各科室和各部门的协助配合。秘书有了热情，就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇，就能把那些不管预约没预约、真正是有急事要找领导的人当成朋友；就能真诚地宽容别人的一些不礼貌甚至是鲁莽的行为，这样，人家会自然而然地信赖你，这就是亲和力。
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麻风病人（2）
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确实，秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受领导的欣赏，所以，她的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先得到公司内部机密，甚至是最高机密，如公司在开常务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理的消息，一些部门的人也会因此而对你另眼相看，甚至相当羡慕，因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人总觉得自己是在求她或打扰她，她的工作还能做好吗？特别是在秘书部门内部，如果她脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。
前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了，理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲，她的工作能力相当强，老板交待的事从来不用老板再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕和不屑。慢慢地由于不能与各部门配合，老板发现和意识到事情的严重性后，也只好让她另谋高就。
“当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗？”科长最后说。
下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。
“玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗？”托尼开始跟玛丽瞎侃。“我可以教你秘诀。”
“我不知道。”玛丽冷冰冰地说，“我也不想知道。”
“托尼，你说说看。”珍妮挺有兴趣。
“这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。
“十九八七六五四，怎么理解？”珍妮问。
“十就是十分热情，九就是九分独立；八就是八分智慧。”
“为什么不能是十分智慧？”珍妮问。
“这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕；女人最好是在聪明里带一点点傻气。”
“瞎说。”珍妮接着问：“那么七呢？”
“七就是七分灵气，六就是六分浪漫。五就是五个工作日，就是说女人必须有工作；如果女人没有工作，不管是做官太太还是被包二奶，都不会可爱。”
“那么四呢？”
“四嘛，”不知托尼是真的忘了，还是本来就在瞎编：“四就是有四个爱你的男人。”
“哇，太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。
“珍妮，别晕过去了，你还得挤公共汽车回家。”
玛丽给珍妮头上泼了一桶冷水。
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*四月
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俗话说“伸手不打笑脸人。”当领导发火时，你赶紧主动道歉，就等于你已经举起了白旗，对方还忍心对准你开枪？总之，先把领导的怒火压下去，把一场可能发生的风暴消弭再说；如果自己真的比窦娥还冤，然后再想办法为自己申冤也不迟。当时不管你怎么解释，领导肯定认为你的“解释”都是在“推卸责任”。
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伸手不打笑脸人（1）
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四月某日
一上班，公司驻西安办事处的邵文华的母亲来了。
她提出要见姜总，由于姜总太忙，所以科长让我负责接待这位快七十岁的老奶奶。
老奶奶说，自去年七月邵文华派到西安去之后，现在家里谁也管不住她那宝贝孙子了。这孩子不好好学习，成天跟社会上一些不三不四的人混在一起，眼看着明年要考大学了，家里人都非常着急；只有邵文华才能管住这孩子，所以她今天来公司，就是想请公司把邵文华从西安调回北京。
“这孩子如果明年考不上大学，那他一辈子就毁了。”
邵奶奶说着，眼泪就出来了。看着她老泪纵横，我心里非常难受，也差点陪着她流泪，不知道如何帮她。就这样，老奶奶反反复复说了一个多小时，我才把她送走。
送邵奶奶到大门口，回来刚出电梯口，值班的玛丽就指着我对一位客人说：“这位就是孙总的秘书，由她领你去孙总的办公室吧。”
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